Los buenos negocios viven y mueren por el movimiento de caja. Es necesario saber cuánto dinero entra y sale de tu empresa para poder controlar adecuadamente su crecimiento. Si tienes un inventario significativo en un momento dado, tu efectivo está atado a una inversión ilíquida. Mientras las ventas sean constantes esto no causará grandes problemas.

La dificultad surgirá cuando necesites liquidez, por ejemplo, para pagar tú arriendo, y no estés vendiendo tanto como esperabas. Aplicando una adecuada administración de stocks podrás evitar crisis imprevistas de efectivo y liberar a tiempo e incluso ahorrar dinero. Implementa un sistema de administración de inventario que te permita controlar el pulso de tus existencias sin necesidad de llevar la cuenta constantemente.

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Tabla de contenidos

  1. ¿Qué es la administración de inventario?
  2. ¿Cómo se puede ahorrar dinero a través de una mejor administración de inventario?
  3. Siete técnicas para la administración del inventario que optimizarán tu negocio
  4. ¿Necesitas un software para la administración de inventario?

¿Qué es la administración de inventario?

La administración de inventario describe el proceso de pedido, almacenamiento y venta de los productos físicos de una empresa determinada. Dependiendo de tu negocio, hay muchas consideraciones a tener en cuenta al planificar un sistema de administración de stocks, incluyendo el tamaño, la perecibilidad, el costo y la disponibilidad de tus productos. Si operas en varios lugares distintos, este proceso de administración será aún más complicado. Es conveniente que consideres invertir en un software que rastree automáticamente las ventas y el estado del inventario para ayudarlo a mantenerse al tanto.

Aplicar técnicas de administración de inventarios es aún más importante si operas a través de internet (e-commerce). Debes estar en condiciones de entregar los productos tan pronto como se ordenen, o correrás el riesgo de perder credibilidad. Un proceso adecuado de administración de inventario te garantizará un equilibrio correcto entre ventas y stock disponible.


¿Cómo se puede ahorrar dinero a través de una mejor administración de inventario?

El dinero que está ligado a stocks físicos no puede ser utilizado de inmediato para impulsar el crecimiento de tu empresa. Si administras adecuadamente tu inventario, podrás optimizar el desarrollo comercial y brindar el mejor servicio posible al cliente. Aquí exponemos algunos métodos que pueden ayudarte a ahorrar dinero, a través de una mejor administración de inventario.

  • Almacenamiento: Cualquier producto que tengas a mano tendrá que ser almacenado. Cuanto más stock tengas, más pagarás por su almacenamiento. Un adecuado sistema de gestión de inventario garantizará que no se produzca un excedente de suministros, reduciendo así los costos.

  • Prevención de pérdidas: los productos pueden volverse inutilizables o invendibles por un sinnúmero de razones. La comida se echa a perder. La ropa pasa de moda. Los muebles se dañan. Al implementar un proceso de administración de inventario, puedes mantener un ojo en tu stock antes de que se convierta en "stock muerto", lo que significaría una pérdida para tu empresa.

  • Mejor flujo de efectivo: si controlas y optimizas tu inventario, tus mejores productos se venderán más y habrá menos cantidad en stock. Cuantos más productos muevas, más ingresos obtendrá tu negocio. Pero si los productos permanecen en la bodega, ocurrirá lo contrario. Si bien tu inventario equivale a un valor dado en dinero, te resultará imposible pagar tu cuenta de electricidad con zapatos si no los vendes en cantidades suficientes cada mes.


Siete técnicas para la administración del inventario que optimizarán tu negocio

Cada negocio tiene su propia forma de administrar el inventario y optimizar las ventas. Sin embargo, conviene tener un sistema para minimizar el error humano y disminuir la cantidad de tiempo que tu personal necesita para contar y registrar el stock. Estas técnicas te ayudarán a administrar sistemáticamente tu inventario para que no tengas que adivinar cuándo es el momento de ordenar nuevos suministros.

  1. Utiliza un sistema de clasificación ABC.

    Hay docenas de formas diferentes de priorizar tus productos. Uno de ellas es clasificarlos en tres categorías A, B y C, según su importancia para sus ventas. Aquí te mostramos cómo optimizar tu inventario separándolo en grupos.

    A. Alto valor + bajo volumen de ventas

    B. Valor moderado + volumen de ventas moderado

    C. Bajo valor + alto volumen de ventas

    Este sistema te permitirá concentrarte en los productos que requieren más vigilancia. Los productos de Tipo A demandarán la mayor atención porque tienen un impacto financiero significativo en tu empresa, pero las ventas son irregulares. Los del Tipo C requieren muy poca supervisión; se venden solos, pero representan sólo un pequeño porcentaje de los ingresos. El tipo de productos B se encuentra en algún lugar en el medio. Utiliza estas categorías para optimizar los suministros a fin de tener siempre a mano los productos más populares.

  2. Establece un "nivel de seguridad" (por nivel) para tu stock.

    Un nivel de seguridad es la cantidad mínima de cada producto que debe estar disponible en un momento dado. Esta cifra te permitirá saber cuándo es el momento de ordenar más suministros de un producto. La regla general es pedir sólo lo suficiente como para mantener el stock mínimo necesario.

    El nivel de seguridad siempre será específico para cada producto ya que dependerá de la rapidez con la que éste se venda y del tiempo que tarde en ser repuesto. Este es un número que no puede ser aleatorio; necesitarás hacer una investigación de mercado teniendo en cuenta tus ventas, para poder determinar exactamente cuál es su nivel de seguridad.

  3. Respeta la regla de "Primero en entrar, primero en salir" (FIFO).

    Primero en entrar, primero en salir es una de las reglas fundamentales de la administración de inventarios. Básicamente, los productos deben venderse en el orden en que ingresan al almacén, desde el más antiguo al más nuevo.

    La forma más sencilla de aplicar este sistema es almacenar los productos nuevos en la parte posterior, con lo cual el primero en salir del depósito será el más antiguo. Esta regla ayudará a prevenir la degradación de los productos, lo que puede ocurrir sobre todo si son perecederos. Sin embargo, incluso en el caso de productos que no lo son, es conveniente vender primero los más antiguos antes de que se vuelvan obsoletos o se dañen.

  4. Elabora un plan de emergencia.

    No importa cuán eficiente seas en la administración del inventario, las cosas siempre pueden salir mal. Puedes hacer un cálculo errado de tu stock o tu dinero en efectivo, o faltarte un producto justo cuando más lo necesitas o quedarte sin espacio de almacenamiento durante un momento de auge estacional. Lo peor que puede ocurrir es que tu fabricante deje de producir cierto artículo por completo.

    ¿Qué hacer cuando el desastre ocurra? Cualquier sistema de administración de inventario debe incluir un plan de emergencia basado en los riesgos potenciales que amenazan su industria. Investiga el tema, considera qué problemas podrían surgir y prepara las respuestas para cada posible situación.

  5. Construye relaciones sólidas con tus proveedores.

    La administración del inventario requiere que seas capaz de reaccionar rápidamente ante situaciones cambiantes. Ya sea porque necesitas más unidades de un producto en el último momento, o quieras hacer cambios en un pedido, o deseas devolver un producto que no se vende bien, el tener una buena relación con tus proveedores siempre te ayudará a solucionar problemas.

    Una relación sólida requiere que tu y tus proveedores se apoyen mutuamente. Bríndales toda la información que puedas sobre tu negocio y la marcha de las ventas para que ellos puedan ajustar la producción y optimizar sus propias empresas. Llega a acuerdos que beneficien a ambas partes. Una relación a largo plazo con tus proveedores puede ayudarte a salir del apuro llegado el caso y a administrar tu stock de manera más eficiente.

  6. Audita tu stock regularmente.

    Incluso si estás utilizando un software de administración de inventario conectado a tu punto de ventas, deberías verificar manualmente su existencia con regularidad. Muchas empresas optan por realizar esta auditoría manual (léase: contar muchos artículos) una vez al año para conciliar las ventas y la información del depósito con el stock actual. Sin embargo, este proceso, llamado inventario físico anual, requiere mucho tiempo y es costoso para muchas compañías.

    Si posees una gran cantidad de productos, puede que valga la pena realizar este proceso con más frecuencia para conjuntos específicos de productos. Es conveniente realizar ciclos de auditoría para los artículos más vendidos de tu inventario, para así estar al tanto de los cambios que ocurran o de cualquier problema que surja. También puedes revisar los productos individualmente si se venden extremadamente rápido o si crees que puede haber una discrepancia entre tu software y el stock.

  7. Considera una estrategia de envío directo (dropshipping).

    Dropshipping es una alternativa viable para mantener un inventario. Si utilizas esta estrategia de envío directo, actúas como intermediario mientras el proveedor envía el producto directamente a tu cliente cada vez que éste realiza un pedido. No corres ninguno de los riesgos que implica el mantener un stock constante.

    Muchos mayoristas ofrecen dropshipping como una opción si lo discutes con ellos. Este modelo de negocio es barato, escalable y fácil de empezar, pero puede fallar si los envíos se complican o si un cliente desea devolver un producto. Sin embargo, puede ser una excelente forma de minimizar el riesgo relacionado con la compleja administración de un inventario.


¿Necesitas un software para la administración de inventario?

La administración de inventario es un aspecto complicado pero esencial de cualquier negocio que venda productos físicos en línea (online), o incluso fuera de línea (offline). Si bien se puedes usar Excel para realizar un seguimiento de tu stock, muchos softwares de análisis de ventas pueden crear sistemas adecuados para la administración de tu inventario. Si tienes una tienda online en Jumpseller, puede realizar un seguimiento automático de sus ventas e inventario para simplificar el proceso de conciliación.

La optimización del sistema de administración de tu inventario puede ahorrarte dinero, tiempo y problemas, especialmente si realiza ventas en varios lugares distintos. Una vez que tengas una clara visión del flujo de bienes y dinero en efectivo de tu negocio, podrás tomar decisiones más acertadas en relación al crecimiento de tu empresa y reducir los riesgos.