La gestión del conocimiento es una práctica en la que crea, comparte y utiliza información específica dentro de una organización. Las empresas a menudo distribuyen información a través de WIKI, preguntas frecuentes, repositorios, flujos de trabajo y más. La idea es ofrecer conocimientos de fácil acceso al personal en beneficio de la empresa.
Hay tres tipos de conocimiento:
- El conocimiento explícito es cuando la información se organiza en documentos, manuales, videos, diagramas, etc.
- El conocimiento tácito se refiere a la información atrapada en la mente de las personas que podrían beneficiar a la empresa si se compartieran.
- El conocimiento integrado apunta a información sobre políticas, documentos legales y otros formatos no estructurados.
Una organización necesita capturar, ordenar y distribuir todo tipo de conocimiento. Generalmente, cuando se introducen los sistemas de gestión del conocimiento (KMS), el énfasis se pone solo en el conocimiento explícito, ignorando los otros dos tipos.
Selección
Una parte igualmente importante del KMS es la selección de conocimientos. Recopilar información es solo la primera parte. La segunda parte es controlar los datos. Hay algunas preguntas que debe hacerse al seleccionar datos para preservar la relevancia e integridad:
- ¿Cuál es la aplicación actual de la información? ¿Terminará esto?
- ¿Cuándo debo editar, ajustar o revisar la información?
- ¿Cuál es el uso y la relevancia del conocimiento?
- ¿Son fiables las fuentes?
La gestión de la información no se realiza por sí sola. La verificación periódica de la validez de los conocimientos ofrecidos es vital para mantener un entorno de trabajo beneficioso. Algunas empresas incluso subcontratan la responsabilidad de selección a servicios como kms-technology.com/, uk.bestessays.com, kms-team.com y empresas similares.
Primer error: no considerar KMS como un recurso esencial en la cultura de su empresa
Es importante darse cuenta de que tener la información correcta es la mitad de la batalla. Además, si no valora el conocimiento en general, es imposible implementar un KMS exitoso. Algunas empresas piensan que tener protocolos estrictos y unilaterales resuelve la mayoría de sus problemas, pero esto socava la creatividad y las soluciones listas para usar que pueden beneficiar enormemente a la organización.
Implemente un sistema donde todos los empleados puedan ubicarse y, lo más importante, compartir información. Si los trabajadores están comprometidos a acaparar los trucos del cambio, entonces no hay juego de equipo.
Segundo error: céntrate solo en recopilar información
Como se explicó parcialmente antes, la recopilación de terabytes de conocimiento no beneficiará a la empresa por sí sola. La información debe usarse y compartirse. Crear una enciclopedia que nadie use es totalmente inútil. Por lo tanto, concéntrese en un sistema que sea eficaz para encontrar y distribuir esa base de datos.
Tercer error: no animar a los trabajadores a utilizar KMS
Fomentar la colaboración es bueno, pero también necesitará motivación directa. Planifique un incentivo para quienes usan KMS correctamente. Incluso si el grupo es sólido, los individuos seguirán actuando en función de sus propios intereses. Entonces, ¿por qué no alinear el beneficio personal con la colaboración grupal?
Recompense a los empleados que cooperan con otros a través de KMS. Dale una bonificación al empleado e informa al resto. Además, puede crear una bonificación de equipo para el grupo de trabajo más proactivo. No es necesario gastar mucho dinero en estos bonos. Sin embargo, asegúrese de que el gesto sea apreciado y motivador.
Cuarto error: crear un KMS genérico que no se ajusta al mercado
Al crear una estrategia de KMS, debe considerar el contexto de su empresa. Un buen KMS proporciona información valiosa, incluso para las situaciones más específicas. Un sistema todo en uno no ayudará mucho a resolver problemas únicos. Es por eso que debe pensar en el futuro y adaptar KMS en consecuencia.
Quinto error: intentar solucionar problemas agregando varios programas
Muchas empresas no tienen un plan de TI organizado. Agregan docenas de aplicaciones con la esperanza de resolver un problema subyacente. En la mayoría de los casos, terminan con un problema mucho mayor que el inicial. Es fundamental mantener los sistemas lo más ligeros y sencillos posible. Mantenga un KMS limpio de la misma manera que mantiene bien organizada la información actual.
Sexto error: nunca actualice el KMS para mantenerse al día con los nuevos procedimientos
Existe la idea errónea de que la instalación de un sistema KMS sella el proyecto para siempre. Sin embargo, los sistemas eficientes se actualizan, mantienen y evalúan periódicamente. Los gerentes también deben asegurarse de que un sistema siga siendo válido en la actualidad. Dirija algunos recursos para asegurarse de que el KMS esté bien cuidado y listo para el futuro.
En conclusión
Además de la implementación, es necesario seleccionar estructuras similares para facilitar el acceso y mantener la relevancia. La subcontratación también es una alternativa. Además, hay algunos errores clásicos a tener en cuenta cuando se trabaja con KMS:
- Primer error: no considerar KMS como un recurso esencial en la cultura de su empresa
- Segundo error: céntrate solo en recopilar información
- Tercer error: no animar a los trabajadores a utilizar KMS
- Cuarto error: crear un KMS genérico que no se ajusta al mercado
- Quinto error: intentar corregir problemas agregando varios programas
- Sexto error: nunca actualice el KMS para mantenerse al día con los nuevos procedimientos
